Antecedentes Municipales:

En 1836 gobernaba el país Braulio Carrillo, presentado en la historia como enemigo del régimen municipal por suprimir algunas municipalidades en principio, ya que algunos pueblos por tener un pequeño número de habitantes y mucho territorio, se invertía mucho en las sesiones, limitando a los integrantes de las municipalidades en el tiempo adecuado para recoger cosechas, hacer viajes y atender las fincas.

El 16 de enero de 1840 envía una circular a todos los jefes políticos comunicándoles la resolución XVL, afectando de nuevo las municipalidades, meses más tarde se suprimieron las secretarías municipales para ahorrar fondos. La autonomía municipal estaba muy reducida y venía en decadencia. Sin embargo en ese mismo año decretó grandes reformas, dividiendo el potrero de Pavas en secciones para construir casas a los más pobres. Se alquilaba a los cultivadores de café, maíz, y pasto para animales, pagando ¢5.00 en principio por manzana y ¢10.00 en los siguientes.

En 1841 Carrillo promulgó la ley de Bases y Garantías y con ella clausuró las municipalidades.

En 1842 don Braulio es derrocado y se restaura la Ley Fundamental, dándole amplias facultades a las municipalidades.

Período Colonial:

En la época precolombina el territorio que actualmente corresponde al cantón de Orotina, estuvo habitado por indígenas del llamado Reino Huetar de Occidente, que en los inicios de la conquista fue dominio del cacique Garavito.

El descubridor de la región fue el conquistador español don Gil González Dávila, en el año 1522; cuando realizó el primer recorrido por tierra en nuestro territorio nacional, desde el sector sureste del mismo hasta el poblado indígena Avancari (hoy Abangaritos, cantón de Puntarenas); en 1561 don Juan de Cavallón fundó el efímero poblado que denominó villa de los Reyes, en las llanuras de Santo Domingo.

Después de la independencia, llegaron a la zona varias personas en procura de terrenos para cultivarlos y radicarse en el lugar. Uno de los primeros colonizadores fue Don Manuel Hernández quien estableció una hacienda ganadera, en el actual distrito tercero, Hacienda Vieja. Luego se ubicó don Eusebio Figueroa, con otra hacienda.

La construcción de la carretera nacional, en 1843, de San José a Puntarenas, denominada camino de carretas, provocó el arribo de más agricultores que sembraron granos, cultivaron frutas y explotaron maderas finas. El poblado tenía como centro comercial al vecino caserío San Mateo, hacia el noreste. Otros fundadores del cantón de Orotina, fueron los señores Gregorio y Jacinto Hernández, Julián Cordero, José María Vargas, José María Chávez, Santos Arce, Primo Vargas, Juan Chavarría y otros más.

En 1860 ya existían algunas casas con techos de teja de barro y varios ranchos de paja. La primera calle que se pobló fue la que conduce del centro de la actual ciudad al sitio El Alumbre, en el río Grande

La actividad minera fue importante en Orotina; en 1862 trabajó la Sociedad de Minas del Monte del Aguacate y otras. Esta actividad, junto con la explotación de maderas, cultivos y ganadería atrajeron a nuevos vecinos, casi todos extranjeros, como los señores Desanti, Barth, Cercone, Ferrero, De Lemos, Marichal, Giustiniani, y Rudín. En 1863, la población se convirtió en un distrito de San Mateo, con el nombre de Santo Domingo.

Para el año 1868 se estableció una escuela privada; en 1879 se instaló una escuela pública, en casa de don José María Morales. En la administración de don Ascensión Esquivel Ibarra (1902-1910), se construyó el edificio escolar, que en un principio se llamó escuela de Varones, luego se le asignó el nombre de Primo Vargas Valverde, benefactor del cantón. En 1904, el citado señor financió el funcionamiento de una escuela de música.

La primera ermita se construyó en 1876, ubicada a un kilómetro al este del actual templo, por iniciativa del presbítero don José María Palacios, cura de San Mateo. La construcción de la iglesia comenzó en 1893, en un terreno donado por don Primo Vargas Valverde, el cual fue bendecido tres años después. Durante el episcopado de monseñor don Juan Gaspar Stork Werth, tercer obispo de Costa Rica.

Un factor determinante en el desarrollo cantonal fue la llegada de la primera locomotora del ferrocarril al Pacífico en 1902, y la construcción de la primera parroquia en el año de 1905, dedicada a Santo Domingo de Guzmán, 1a cual actualmente es sufragánea de la diócesis de Alajuela, de la provincia eclesiástica de Costa Rica.

Período Independiente:

Llegó el momento de desligarnos del cantón de San Mateo establecido en Ley Nº 20 del 07 de agosto de 1868 y el 31 de julio de 1908, mediante Decreto Nº 39 se creó el cantón de Orotina, como noveno de la provincia de Alajuela, el cual esta conformado por los distritos de Orotina, antes Santo Domingo de San Mateo, Hacienda Vieja, El Mastate, El Coyolar y La Ceiba, que llevarán los números 1º, 2º, 3º, 4º y 5º respectivamente, siendo cabecera del cantón la primera de dichas poblaciones.

El origen del nombre del cantón, según don Carlos Gagini se debió a un error, ya que la región que tenía esta denominación en los inicios de la conquista, estaba situada entre los ríos Aranjuez y Guacimal, en el Litoral Oriental del Golfo de Nicoya; la cual fue conocida también como Gurutiña, dominios del cacique chorotega de igual nombre; topónimo que evolucionó a Orotiña y por   último Orotina.

El 1 de agosto de 1908 se constituye la Municipalidad de Orotina, llevándose a cabo la primera sesión del Concejo de Orotina integrado por los regidores propietarios, señores Juan María Mora presidente, Elías Vargas vicepresidente, y Ernesto Valverde, fiscal. El jefe político fue don Julio Umaña Bolaños.

En Ley No. 20 del 18 de octubre de 1915, sobre división territorial para efectos administrativos, promulgada en el gobierno de don Alfredo González Flores a la cabecera del cantón se le asignó el título de villa. Posteriormente, el 24 de julio de 1918, en la administración de don Federico Tinoco Granados, se decretó la Ley No. 28, que le confirió ala villa, la categoría de ciudad.

La Municipalidad es una persona jurídica estatal con patrimonio propio y personalidad, y capacidad jurídica plenas para ejecutar todo tipo de actos y contratos necesarios para cumplir sus fines.[3]

Posee la autonomía política, administrativa y financiera que le confiere la Constitución Política. Dentro de sus atribuciones se incluyen:

a). Dictar los reglamentos autónomos de organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el ordenamiento jurídico.

b). Acordar sus presupuesto y ejecutarlos

c). Administrar y prestar los servicios públicos municipales.

d). Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales, y proponer los proyectos de tarifas de impuestos municipales.

e). Percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los tributos y demás ingresos municipales.

f). Concertar, con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos, convenios o contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

g). Convocar al municipio a consultas populares, para los fines establecidos en esta ley y su reglamento.

Está formada por una estructura orgánica, constituida por un Consejo Municipal, formado por un presidente, 5 regidores propietarios y 5 suplentes, 5 síndicos propietarios y 5 suplentes, 1 jefe administrativo ( alcalde ), que forman el primer nivel político. Un segundo nivel de asesoría, que incluye Auditoría Interna, Servicios Informáticos, Archivo Municipal, Asistencia Administrativa, Asesoría Jurídica y Asistencia Social. Y, un tercer nivel de ejecución formado por la Hacienda Municipal (administración Tributaria, Tesorería, Contabilidad y Presupuesto), y Desarrollo y Control Urbano ( Planificación Urbana, Gestión Ambiental, Acueducto y Obras y Servicios)

Entre los tipos documentales existentes podemos encontrar: actas, expedientes: de personal, de estudios y dictámenes, de valoración de propiedades, planos constructivos y catastrados, permisos de construcción: habitacionales, comerciales, industriales y de cementerio, circulares, correspondencia, resoluciones, concursos para el reclutamientos de personal, contrataciones administrativas, solicitudes de patentes, comprobantes de ingreso, convenios, cheques, ordenes de compra, nominas de pago, fichas catastrales, informes presupuestarios y de labores, libros contables, conciliaciones bancarias, liquidaciones presupuestarias, licitaciones, registros de proveedores, tarjetas controladoras del pago de servicios e impuestos.

En esta institución se puede investigar sobre disponibilidades de agua en propiedades, usos de suelo para efecto de construcción, visados de planos, resoluciones del Concejo Municipal a través de acuerdos tomados en actas. También sobre las adjudicaciones de patentes de licores nacionales y extranjeros y patentes comerciales e industriales, Alquileres de pisos de mercado municipal, ventas ambulantes, espectáculos públicos, fallecidos del cementerio local, calles públicas y privadas, propiedades, urbanizaciones, áreas comunes, contrataciones administrativas, pago de facturas a proveedores, salarios, pagos de impuestos por transacciones bancarias, fiscalización de tributos y otros relacionados con servicios de agua, basura y limpieza de vías.

La Municipalidad, inicio en un edificio de madera el cual compartía con la alcaldía, hoy juzgados, con correos y telégrafos, Guardia Rural y la cárcel. En 1970, en la administración del presidente Francisco Orlich, y de ejecutivo el señor Jorge Gutiérrez, construye un nuevo edificio en concreto y de dos pisos, en el que actualmente sirve a la comunidad.

El 08 de marzo de 1982, el edificio fue quemado por un incendio que dañó toda la planta alta, toda la documentación que había sido revisada por la Contraloría General, meses antes se destruyó totalmente. El edificio no contaba con póliza contra incendio. Mientras se restauró la edificación se trasladaron temporalmente al antiguo local del Banco Nacional de Costa Rica, alquilando por la suma simbólica mensual de un colón. Para efecto de remodelación se tuvo que realizar un préstamo al Instituto de Fomento y Asesoría Municipal por la suma de ¢200.000.

Todos los documentos originales y copias existentes se encuentran en el fondo y algunos en el Archivo Nacional.

En agosto del 2004 mediante transferencia se trasladaron a la Dirección General del Archivo Nacional las actas de 1908 a 1984.